2. Kolejnym krokiem będzie weryfikacja Twojego zakresu obowiązków
Kto ma przygotować takie sprawozdanie w jednostce?
Jeżeli Tak – czytaj dalej, jeżeli nie, warto sprawdzić, czy jest taka osoba w jednostce. Następnie sprawdź, czy obowiązek ten jest realizowany i będzie wypełniony także w tym roku. Pamiętaj, że za brak spełnienia tych wymagań (co do sprawozdania) może doprowadzić do sytuacji, że ktoś będzie musiał się w przyszłości tłumaczyć. Najczęściej obowiązuje zasada, że „odpowiada” kierownik jednostki i czasami „księgowy/księgowa/ skarbnik…”.
Zasada w tej części jest prosta i warto ją tutaj przytoczyć:
Ustawa pzp;
Dz.U.2017.1579 t.j. z dnia 2017.08.24
Art. 18.
1. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada kierownik zamawiającego.
2. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiadają także inne osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. Kierownik zamawiającego może powierzyć pisemnie wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności, określonych w niniejszym rozdziale, pracownikom zamawiającego.
…
Ustawa o finansach publicznych;
Dz.U.2017.2077 t.j. z dnia 2017.11.10
Art. 53.
1. Kierownik jednostki sektora finansów publicznych, zwany dalej "kierownikiem jednostki", jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki, z zastrzeżeniem ust. 5.
2. Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki.
….
Art. 54.
1. Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, zwanym dalej "głównym księgowym", jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:
1) prowadzenia rachunkowości jednostki;
2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;
3) dokonywania wstępnej kontroli:
a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
…
3. Strona techniczna. Szczególnie ważna, gdy czynisz to po raz pierwszy.
Jeżeli to sprawozdanie przygotowujesz, a wcześniej nikt tego sprawozdania nie przekazywał, lub zmieniły się dane identyfikujące jednostkę, należy wykonać czynności organizacyjne. Najprościej jest przeczytać instrukcję przygotowaną przez Urząd Zamówień Publicznych (UZP).
Użytkownicy nieposiadający danych (login i konto do zamieszczania ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych) powinni wystąpić o ich przyznanie. W celu aktywacji konta BZP należy wypełniony i podpisany przez osoby upoważnione wniosek przesłać do Urzędu Zamówień Publicznych na adres:
02-676 Warszawa, ul. Postępu 17A, Fax: (22) 458 77 00, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
W odpowiedzi na złożony wniosek Urząd Zamówień Publicznych przesyła do zamawiającego pismo informujące o nadaniu loginu i hasła co może potrwać kilka dni, należy więc „z przezorności procesowej” złożyć wniosek w miarę wcześnie.
Aby zmienić dane Zamawiającego w systemie potrzebne do zamieszczenia ogłoszenia lub rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach należy zwrócić się e-mailem Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., faksem (022 458 77 00) lub pisemnie na adres Urzędu Zamówień Publicznych.
Zmiana dokonywana jest niezwłocznie.