6.5. Przykłady dotyczące zasad sporządzenia sprawozdania - cz. 1.
Przykład nr 2 - umowa zawarta na okres kilku lat.
Opis:
Zamawiający zawarł umowę o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego stosując przepisy ustawy pzp na okres 4 lat (wartość zamówienia 50 000 euro). Umowa została zawarta w roku 2015. W wyniku jej realizacji, zamawiający w cyklach kwartalnych dokonuje płatności, gdzie wykonawca wystawia faktury za poszczególne etapy. Faktury w swoich kwotach nie przekraczają wartości 30 000 euro. Czy jest obowiązek umieszczenia wydatków wynikających z dokonywanych płatności z tej umowy w sprawozdaniu obecnie przygotowanym na rok 2017 r.?
Podpowiedź:
NIE. Faktura i dokonywana płatność nie dotyczy udzielenia zamówienia, gdyż zamówienie udzielono w roku 2015. Należało ująć tę umowę w sprawozdaniu z udzielonych zamówień w roku 2016. Obecna faktura jest jedynie potwierdzeniem sposobu realizacji umowy zawartej wcześniej. Nie umieszczamy jej w obecnym sprawozdaniu.
WNIOSEK.
Nie każda wystawiona i opłacona faktura w roku 2017 świadczy o udzieleniu zamówienia w roku 2017.
Przykład nr 3 - zmiana/aneks do umowy w roku 2017.
Opis:
Zamawiający w wyniku prowadzonego postępowania o wartości zamówienia 50 000 euro zawarł w roku 2017 (czerwiec) umowę z wykonawcą na kwotę 250 000 zł (netto). W trakcie jej realizacji (wrzesień 2017 r), na podstawie art. 144 ust 1 pkt 6 doszło do podpisania aneksu do umowy, w wyniku którego podwyższono kwotę umowy do wysokości 260 000 zł (aneks opiewał na kwotę 10 000 zł - netto). Czy przy przygotowaniu sprawozdania w roku 2018 zamawiający ma wprowadzić kwotę 250 000 zł czy też 260 000 zł?
Podpowiedź:
Biorąc pod uwagę fakt, iż wskazana wartość (szacunkowa?) zamówienia wynosi 50 000 euro i domniemając mamy do czynienia z zamówieniem klasycznym o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust 8 ustawy udzielenie takiego zamówienia należy wykazać w tabeli II sprawozdania poprzez wskazanie w kolumnie "Liczba postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia albo zawarciem umowy ramowej" - 1, natomiast w kolumnie "Wartość zawartych umów bez podatku od towarów i usług (w złotych)" - 250 000 zł. Taki tok postępowania będzie zgodny z przepisem § 1 pkt 3 lit a) Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz.U. poz. 2038), oraz przypisem nr 1 do tabel sprawozdania - zdanie pierwsze cyt. " Należy podać całkowitą wartość umów zawartych w roku którego dotyczy sprawozdania, również w przypadku gdy umowy te nie zostały jeszcze w całości wykonane i zamawiający nie wydatkował całych kwot, na jakie zostały zawarte", a także z podejściem Urzędu Zamówień Publicznych, który kilkakrotnie zakładce "Pytania i odpowiedzi dotyczące zasad sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach" podnosi, iż "O wyborze odpowiedniej tabeli, w której należy zamieścić informacje o zawartych w wyniku tych postępowań umowach, decydować będzie zatem określona przez zamawiającego szacunkowa wartość zamówienia określona dla celów przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, uwzględniająca wartości wszystkich jego części."