Artykuły

Pytanie dotyczące certyfikatów.

Certyfikaty – proszę o wskazanie:
1) kiedy mają być składane - wersja optymalna dla zamawiającego,
2) piszemy w opisie przedmiotu zamówienia, że wymagamy certyfikatu, więc kiedy ma być on dostarczony:
- czy dołączony do oferty?
- co, jeśli certyfikat nie zostanie dołączony?

Odpowiedź – przyjęto, że mamy do czynienia z trybem przetargu nieograniczonego:
Ad. 1.
Certyfikaty wymagamy na podstawie art. 26 ust 1 lub ust. 2 jedynie od wykonawcy, który złożył ofertę najkorzystniejszą.
Ad. 2.
Odpowiedź powyżej. Wymaganie certyfikatu do oferty nie znajduje pokrycia w przepisach ustawy pzp. Zamawiający może wymagać certyfikatów na podstawie art. 26 ust 1 lub ust 2 jedynie od wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej.

Szczegółowa analiza prawna tematu zakreślonego powyżej.

Pojęcie certyfikatów pojawia się w treści rozporządzenia wydanego na podstawie art. 25 ust 5 ustawy pzp:

Dz.U.2016.1126 z dnia 2016.07.27 z późniejszymi zmianami

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ROZWOJU z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia

Na podstawie art. 25 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 oraz z 2016 r. poz. 831, 996 i 1020) zarządza się, co następuje:

 § 13.

1. W celu potwierdzenia, że oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego, zamawiający może żądać w szczególności:

1)    próbek, opisów, fotografii, planów, projektów, rysunków, modeli, wzorów, programów komputerowych oraz innych podobnych materiałów, których autentyczność musi zostać poświadczona przez wykonawcę na żądanie zamawiającego;

2)    certyfikatu wydanego przez jednostkę oceniającą zgodność lub sprawozdania z badań przeprowadzonych przez tę jednostkę, jako środka dowodowego potwierdzającego zgodność z wymaganiami lub cechami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, kryteriach oceny ofert lub warunkach realizacji zamówienia;

3)    zaświadczenia niezależnego podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym;

4)    zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem spełniania przez wykonawcę określonych norm zapewnienia jakości, jeżeli zamawiający odwołuje się do systemów zapewniania jakości opartych na odpowiednich seriach norm europejskich;

5)    zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem spełnienia przez wykonawcę wymogów określonych systemów lub norm zarządzania środowiskowego, jeżeli zamawiający wskazuje środki zarządzania środowiskowego, które wykonawca będzie stosował podczas wykonywania zamówienia publicznego, odwołując się do unijnego systemu zarządzania środowiskiem i audytu (EMAS) lub do innych norm zarządzania środowiskowego opartych na odpowiednich normach europejskich lub międzynarodowych opracowanych przez akredytowane jednostki.

2. W przypadku zamówień publicznych, o których mowa w art. 131a ust. 1 ustawy, w celu potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego, oprócz dokumentów, o których mowa w ust. 1, zamawiający może żądać w szczególności opisu urządzeń technicznych, instrukcji obsługi oraz środków stosowanych przez wykonawcę dostaw lub usług oraz opisu zaplecza naukowo-badawczego wykonawcy, w celu potwierdzenia zapewnienia:

1)    odpowiedniej jakości wykonywanego zamówienia publicznego;

2)    bezpieczeństwa dostaw oraz ochrony informacji niejawnych;

3)    wykonania zamówienia publicznego w przypadku wzrostu potrzeb zamawiającego;

4)    utrzymania, modernizacji lub adaptacji dostaw stanowiących przedmiot zamówienia publicznego.

3. Wykonawca może zamiast dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 2-5, złożyć równoważne dokumenty wystawione przez podmioty mające siedzibę w innym państwie członkowskim Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
4. Wykonawca, który z przyczyn niezależnych od niego, nie ma możliwości uzyskania dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 2-5, może złożyć inne dokumenty dotyczące odpowiednio zapewnienia jakości lub środków zarządzania środowiskowego, potwierdzające stosowanie przez wykonawcę środków zapewnienia jakości zgodnych z wymaganymi normami zapewniania jakości lub środków zarządzania środowiskowego równoważnych środkom wymaganym na mocy mającego zastosowanie systemu lub norm zarządzania środowiskowego.
5. Dowody dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa informacji niejawnych muszą spełniać wymagania wynikające z przepisów o ochronie informacji niejawnych. Zamawiający uznaje dokumenty uprawniające do dostępu do informacji niejawnych wydane przez inne państwa, jeżeli są równoważne poświadczeniu bezpieczeństwa o adekwatnej klauzuli tajności wydanemu zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych. Zamawiający może zwrócić się do właściwych organów o przedstawienie potwierdzenia, że poświadczenie bezpieczeństwa o adekwatnej klauzuli tajności wydane w innym państwie odpowiada poświadczeniu bezpieczeństwa o adekwatnej klauzuli tajności wydanemu zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.

Warto zwrócić uwagę, co jest podstawą żądania tego certyfikatu od wykonawcy. Jeżeli podstawą do żądania tego certyfikatu będzie art. 25 ust 2 ustawy pzp – żądanie tych dokumentów ma na celu potwierdzenie, że wykonawca oferując w ofercie przedmiotu zamówienia spełnił wymagania zakreślone przez zamawiającego w treści siwz.

Art.  25.

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. Oświadczenia lub dokumenty potwierdzające:

1) spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteria selekcji,

2) spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego,

3) brak podstaw wykluczenia

- zamawiający wskazuje w ogłoszeniu o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert.

 

2. Minister właściwy do spraw gospodarki określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, okres ich ważności oraz formy, w jakich dokumenty te mogą być składane, mając na uwadze, że potwierdzeniem spełniania warunków udziału w postępowaniu, kryteriów selekcji lub braku podstaw wykluczenia może być zamiast dokumentu również oświadczenie złożone przed właściwym organem, informacja z Krajowego Rejestru Karnego, wyciąg z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, lub, w przypadku jego braku, równoważny dokument wykazujący brak podstaw wykluczenia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny, a potwierdzeniem, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez zamawiającego, może być w szczególności zaświadczenie podmiotu uprawnionego do kontroli jakości, a także mając na uwadze aktualność tych dokumentów oraz potrzebę zapewnienia ochrony informacji niejawnych, w przypadku zamówień wymagających tych informacji, związanych z nimi lub je zawierających, w sposób określony w przepisach o ochronie informacji niejawnych.

Generalnie można przyjąć, że żądanie tych dokumentów będzie miało na celu potwierdzenia, że to co zaoferował wykonawca w ofercie spełnia wymagania zakreślone przez zamawiającego w siwz i ogłoszeniu (wymagania podstawowe i czasami te związane z kryteriami oceny ofert).

Warto także zwrócić uwagę, że dokumenty z art. 25 ust 1 zostały podzielone na trzy grupy:

- warunków udziału i kryteriów selekcji (art. 25 ust 1 pkt 1) - podmiotowe,

- wymagań związanych z oferowanym przedmiotem zamówienia (art. 25 ust 1 pkt 2) – przedmiotowe,

- wykluczenia (art. 25 ust 2 pkt 3) – podmiotowe,

W tym przypadku (certyfikaty) będziemy mieli do czynienia z dokumentami czy oświadczeniami z grupy dotyczącej oferowanego przedmiotu zamówienia – przedmiotowe (art. 25 ust 1 pkt 2).

Regulacja z art. 25 ust 1 czy ust. 2 jest w trybie przetargu nieograniczonego powiązana bardzo mocno z art. 26 ust 1 czy ust. 2 ustawy pzp.

Art.  26. 

1. Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, którego wartość jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1. Przepisu zdania pierwszego nie stosuje się do udzielania zamówień w przypadkach, o których mowa w art. 101a ust. 1 pkt 1 lub pkt 2 lit. a.
2. Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, zamawiający może wezwać wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1.

Wskazuje ona, że:

- zamawiający ma obowiązek lub możliwość żądania tych dokumentów, oświadczeń czy certyfikatów od wykonawcy,

- zamawiający żąda ww dokumentów jedynie od wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej (czyli po kryteriach oceny ofert),

- dokumenty te mają potwierdzać „spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego”,

- dokumenty te mają być aktualne na dzień ich złożenia (po wezwaniu zamawiającego), ale praktycznie i na termin składania ofert, gdyż zamawiający żąda w ofercie złożenia deklaracji, że oferowany w ofercie przedmiot zamówienia spełnia wymagania związane zakreślone w siwz (czyli ma ten ceryfikat).

Wprowadzenie w roku 2016 nowych rozwiązań w systemie zamówień publicznych było podyktowane hasłem „uproszczenie i ułatwienie stosowania procedur”. W poprzednim stanie prawnym każdy z wykonawców musiał składać te dokumenty do oferty, ale wybierany był jedynie jeden wykonawca. Składanie tych dokumentów przez wszystkich wykonawców chyba wydało się legislatorowi nieoptymalne i w oparciu o nowe rozwiązania, wprowadzono regułę żądania mniejszej ilości dokumentów od potencjalnych wykonawców w procedurach zamówień publicznych. Należy także zwrócić uwagę, że mechanizm wskazany w art. 26 ust 1 czy ust. 2 obowiązuję zamawiającego bez względu na to, czy stosuje lub nie stosuje rozwiązania wskazane w art. 24aa ust 1 ustawy pzp („procedura odwrócona”).

Jednocześnie ustawodawca wprowadził dla zamawiającego mechanizmy pozwalające „obejść te procedury” zgodnie z przepisami ustawy pzp. Wprowadził wyjątki, które umożliwiają zastosowanie odmiennych rozwiązań.

Pierwszy przypadek znajdziemy w art. 26 ust 2f.

Art. 26.

2f.   Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia, zamawiający może na każdym etapie postępowania wezwać wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających, że nie podlegają wykluczeniu, spełniają warunki udziału w postępowaniu lub kryteria selekcji, a jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio oświadczenia lub dokumenty nie są już aktualne, do złożenia aktualnych oświadczeń lub dokumentów.

Uwaga.

1. Zastosowanie tego rozwiązania wymaga spełnienia warunków opisanych w tej regulacji (materiał na stronie www.pzp.pl).
2. W treści tej możliwości (nie obowiązku) należy zauważyć, że jest mowa o dokumentach czy oświadczeniach potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu (art. 25 ust 1 pkt 1) oraz dotyczących braku podstaw wykluczenia (art. 25 ust 1 pkt 3). Nie ma mowy o dokumentach czy oświadczeniach z grupy dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań związanych z oferowanym przedmiotem zamówienia (art. 25 ust 1 pkt 2) - czyli analizowanym temacie certyfikatów.
3. Jest wersja w końcowej części, która wg mojej oceny może dotyczyć i dokumentów czy oświadczeń z grupy art. 25 ust 1 pkt 2, ale obejmuje ona jedynie przypadek gdy ” … zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio oświadczenia lub dokumenty nie są już aktualne, do złożenia aktualnych oświadczeń lub dokumentów”. Jednakże jest postawiony warunek – gdy uprzednio zostały złożone te dokumenty przez wykonawcę. Ta okoliczność tutaj jednak nie zachodzi.

Drugi przypadek, który pozwala usprawnić procedurę znajdziemy w treści rozporządzenia wydanego na podstawie art. 25 ust 2 ustawy pzp.

Dz.U.2016.1126 z dnia 2016.07.27 z późniejszymi zmianami

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ROZWOJU z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia

Na podstawie art. 25 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 oraz z 2016 r. poz. 831, 996 i 1020) zarządza się, co następuje:

§ 2.

7. Jeżeli treść informacji przekazanych przez wykonawcę w jednolitym europejskim dokumencie zamówienia, o którym mowa w art. 10a ust. 1 ustawy, odpowiada zakresowi informacji, których zamawiający wymaga poprzez żądanie dokumentów, w szczególności o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 2 i ust. 4, zamawiający może odstąpić od żądania tych dokumentów od wykonawcy. W takim przypadku dowodem spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji oraz braku podstaw wykluczenia są odpowiednie informacje przekazane przez wykonawcę lub odpowiednio przez podmioty, na których zdolnościach lub sytuacji wykonawca polega na zasadach określonych w art. 22a ustawy, w jednolitym europejskim dokumencie zamówienia.

Zastosowanie tego rozwiązania obarczone jest jednak warunkami, między innymi:

- wartości zamówienia - powyżej „kwot progowych unijnych”,

- dokument ten został złożonych w jednolitym dokumencie zamówienia (JEDZ),

- zamawiający podał to rozwiązanie w treści siwz czy ogłoszenia o zamówieniu,

- jest to opcja dla wykonawcy, który może, ale nie musi taki certyfikat składać w JEDZ.

Na końcu tej analizy należy zasygnalizować, że dokumenty wymienione w art. 25 ust 1 podlegają procedurze złożenia, uzupełnienia czy poprawienia … przewidzianych w art. 26 ust 3. Jest tam także wskazany obowiązek nałożony na zamawiającego oraz wyłączenie tego obowiązku w przypadku, gdy oferta podlega odrzuceniu. 

Art. 26.

3. Jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1, oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez zamawiającego wątpliwości, zamawiający wzywa do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielania wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

Na końcu warto także wskazać, że żądanie dokumentów czy oświadczeń „niepotrzebnie” jest obarczone wymaganiem zakreślonym w art. 25 ust 1. Jest to dodatkowe ograniczenie, które oprócz tych wskazanych powyżej ma zapobiegać tendencji żądania od wykonawców dokumentów, które są w praktyce niepotrzebnym marnowaniem czasu i pieniędzy. Mają to być dokumenty „niezbędne” – do przeprowadzenia postępowania.  

 Art.  25. 

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zamawiający, gdy potrzebuje tych dokumentów:

-  w trakcie realizacji zamówienia wymagał ich po zawarciu umowy w trakcie realizacji zamówienia czy przy odbiorze przedmiotu zamówienia (art. 139) – wersja proponowana, albo

- przed zawarciem umowy (art. 36 ust 1 pkt 14).

Jednak nie będą to już dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań potrzebne do procedury wyboru i przeprowadzenia postępowania, a dokumenty wymagane przy realizacji zamówienia w celu sprawdzenia, czy wykonawca należycie zrealizował to co obiecał w ofercie.

Opracował w dniu 05.04.2019 r:

Piotr Sperczyński