3. Strona techniczna. Szczególnie ważna, gdy czynisz to po raz pierwszy.
Jeżeli to sprawozdanie przygotowujesz, a wcześniej nikt tego sprawozdania nie przekazywał, lub zmieniły się dane identyfikujące jednostkę, należy wykonać czynności organizacyjne. Najprościej jest przeczytać instrukcję przygotowaną przez Urząd Zamówień Publicznych (UZP).
Użytkownicy nieposiadający danych (login i konto do zamieszczania ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych) powinni wystąpić o ich przyznanie. W celu aktywacji konta BZP należy wypełniony i podpisany przez osoby upoważnione wniosek (link do wniosku) przesłać do Urzędu Zamówień Publicznych na adres:
02-676 Warszawa, ul. Postępu 17A, Fax: (22) 458 77 00, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
W odpowiedzi na złożony wniosek Urząd Zamówień Publicznych przesyła do zamawiającego pismo informujące o nadaniu loginu i hasła co może potrwać kilka dni, należy więc "z przezorności procesowej" złożyć wniosek w miarę wcześnie.
Aby zmienić dane Zamawiającego w systemie potrzebne do zamieszczenia ogłoszenia lub rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach należy zwrócić się e-mailem (Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.), faksem (022 458 77 00) lub pisemnie na adres Urzędu Zamówień Publicznych.
Zmiana dokonywana jest niezwłocznie.
4. Dodatkowe wymagania sprawozdawcze, ale tylko dla "administracji rządowej".
Rada Ministrów przyjęła w dniu 29 marca 2017 r. "Zalecenia w sprawie uwzględniania przez administrację rządową aspektów społecznych w zamówieniach publicznych". Ich obowiązek i szczegóły zostały czytelnie opisane na stronie UZP:
Wzór formularza rocznego sprawozdania
UWAGA:
Nie jest to sprawozdanie wynikające z art. 98 ustawy pzp, ale sygnalizuję ten obowiązek. Jest on skierowany nie do każdego zamawiającego wymienionego w art. 3 ust 1 ustawy pzp!
5. Informacje wprowadzone do sprawozdania i termin jego przekazania.
Sprawozdanie i jego zakres normuje rozporządzenie wydane na podstawie art. 98 ust 4 ustawy pzp:
Art. 98.
1. Zamawiający sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, zwane dalej "sprawozdaniem".
2. Sprawozdanie zamawiający przekazuje Prezesowi Urzędu w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.
3. (uchylony).
4. Minister właściwy do spraw gospodarki określi, w drodze rozporządzenia, zakres informacji zawartych w sprawozdaniu, jego wzór oraz sposób przekazywania, mając na względzie wymagania dotyczące treści sprawozdania przekazywanego Komisji Europejskiej oraz potrzebę zapewnienia aktualnych informacji w celu monitorowania systemu zamówień publicznych, a także zasadność wykorzystania środków komunikacji elektronicznej.
Szczegóły w tym zakresie należy szukać w treści rozporządzenia, wcześniej przygotowując dane potrzebne do elektronicznego wypełnienia formularzy przygotowanych przez UZP na stronie internetowej:
Pamiętaj: zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz.U. poz. 2038), sprawozdanie przekazuje się jedynie drogą elektroniczną za pomocą formularza umieszczonego na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych.
Adres portalu: http://sr.uzp.gov.pl
Sprawozdanie przekazuje się do dnia 1 marca roku następującego po roku sprawozdawczym.