6. Koniecznie sprawdź, jakie dane wprowadzasz do formularzy w poszczególnych zestawieniach przy sprawozdaniu wynikającym z art. 98 ustawy pzp.
6.1. Data zawarcia umowy, a nie wszczęcia postępowania lub podpisania aneksu do umowy.
Pojęcie "udzielenie zamówienia" zdefiniowane w art. 2 pkt 17 ustawy pzp dotyczy chwili, w której następuje zawarcie umowy. W przypadku postępowań o wartości przekraczającej kwotę 30 000 euro (art. 4 pkt 8 ustawy pzp) zamawiający ma zawartą umowę w formie pisemnej, gdzie złożenie podpisu przez obie strony będzie datą definiującą wymaganie sprawozdawcze wskazane w art. 98 ustawy pzp.
Sprawozdanie z udzielonych zamówień na rok 2017 nie obejmuje:
- daty wszczęcia postępowania (ogłoszenia w BZP)
- daty podpisania aneksu do umowy
- daty odstąpienia od umowy.
Sprawozdanie z udzielonych zamówień - gdzie umowa w formie pisemnej pod rygorem nieważności (art. 139 ustawy pzp) zawiera datę jej zawarcia, jest dla celów tego obowiązku w miarę czytelna. Jednakże niekiedy problematycznym jest ustalenie daty zawarcia umowy w postępowaniu, nie objętym przepisami ustawy pzp (przykładowo art. 4 pkt 8 lub inne wskazane w ustawie pzp). Czasami nie funkcjonuje w takich postępowaniach pisemna umowa z datą jej zawarcia, jest jedynie faktura , rachunek, ….
Ustalenie daty zawarcia umowy w tych postępowaniach nie objętych trybami i zasadami wskazanymi w ustawie pzp należy poddać rygorom k.c. Po części ten kierunek wskazuje sama ustawa pzp w art. 14 ust 1. W rozdziale II dotyczącym zawarcia umowy znajdziemy tak podpowiedzi co do daty zawarcia umowy. W ostateczności, gdy te rozstrzygnięcia nie dają nam ostatecznego wyniku - kiedy zawarto umowę, proponuję skorzystać z art. 70 k.c.:
Art. 70.
§ 1. W razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w chwili otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane - w chwili przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy.
§ 2. W razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w miejscu otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane albo oferta jest składana w postaci elektronicznej - w miejscu zamieszkania albo w siedzibie składającego ofertę w chwili zawarcia umowy.
6.2. Kontrola. Postępowania w których stosowano tryby lub zasady przewidziane ustawą pzp (klasycznie "pow. 30 000 euro").
Wypełniając poszczególne zestawienia tabelaryczne zwróć uwagę na dane tam wprowadzane. Nie czyń tego bez wcześniejszego sprawdzenia przepisów i obowiązków narzuconych przepisami. Pamiętaj, że Urząd Zamówień Publicznych (UZP) ma już przesłane wcześniej informacje z czynności wynikających z przepisów ustawy pzp i sprawozdanie będzie w niektórych przypadkach potwierdzać lub nie ich realizację.
Schemat możliwej weryfikacji przez UZP tych danych może być oparty na różnych algorytmach (sam znalazłem 23 takich przypadków). Oczywiście, nie jest to jedyny "Urząd", który może sprawdzić zamówienia publiczne realizowane u zamawiającego. Jednak w przypadku centralnego programu "obsługującego" zamówienia publiczne w Polsce, które podlegają przepisom ustawy pzp, będzie to w przyszłości bardzo proste (EZP - elektronizacja zamówień publicznych) .
Część, z informacji które przekazujemy lub dokumentujemy w swoich postępowaniach jest łatwa i prosta do sprawdzenia, także przez osobę przygotowującą sprawozdanie. Czasami można "naprawić" część błędów lub nieprawidłowości popełnionych w roku 2017 w prosty sposób nie naruszając przepisów prawa. Poniżej jeden z tych przypadków.
Przykład nr 1
Zamawiający w trakcie roku 2017 podpisał 7 umów, gdzie przed ich podpisaniem przeprowadził 7 przetargów nieograniczonych w wartości poniżej "kwot progowych unijnych" przewidzianych w art. 11 ust 8 ustawy pzp objętych przepisami i trybami przewidzianymi w ustawie pzp. Z tych 7 postępowań, 5 z nich obejmowała przedmiot zamówienia - robota budowlana a 2 postępowania obejmowały dostawy.
Przygotowując więc sprawozdanie Wypełnił więc zestawienie tabelaryczne nr II na stronie 6 z treści rozporządzenia normującego zasady sporządzenia sprawozdania ("II. Zamówienia klasyczne o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy").
"…
…"
Jednakże w dokumentacji z tych postępowań u zamawiającego znajdziemy jedynie 6 ogłoszeń o udzieleniu zamówienia, które to zamawiający miał obowiązek przesłać wcześniej do UZP na podstawie art. 95 ustawy pzp.
Art. 95.
1. Jeżeli wartość zamówienia lub umowy ramowej jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, zamawiający nie później niż w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego albo umowy ramowej zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych.
Treść ogłoszenia - tabela nr 4:
Jeżeli więc informacja ze sprawozdania wysłanego obecnie będzie zawierać 7 pozycji o udzielonych zamówieniach (tabela II), a zamawiający wcześniej przesłał jedynie 6 ogłoszeń o udzieleniu zamówienia wynikających z art. 95 ustawy pzp, może to być łatwo sprawdzone i zweryfikowane nie tylko przez UZP poprzez system informatyczny i dane tam istniejące.
6.3. Konsekwencje nieprawidłowości (z podanego wcześniej przykładu) oraz propozycja dalszego sposobu postępowa.
Zgodnie z ustawą z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U.2017.1311 t.j. z dnia 2017.07.03 z późniejszymi zmianami) wprowadzono tam następujące rozstrzygnięcie:
Art. 17.
1. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niezgodne z przepisami o zamówieniach publicznych:
……
5) nieprzekazanie do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub niezamieszczenie w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o zamówieniu, ogłoszenia o ustanowieniu systemu kwalifikowania wykonawców, ogłoszenia o sprostowaniu, zmianach lub dodatkowych informacjach odnośnie do takich ogłoszeń lub ogłoszenia o udzieleniu zamówienia;
Dalsze konsekwencje mogą wypływać z innych regulacji prawnych, wytycznych, zarządzeń czy umów o dofinansowanie (jeżeli miały one miejsce).
Wniosek - wersja praktyczna.
W przypadku stwierdzenia przy przygotowaniu obecnego sprawozdania, że zamawiający nie wypełnił dyspozycji wynikających z art. 95 ustawy pzp w jednym przetargu, gdzie zawarto umowę o udzielenie zamówienia przykładowo w czerwcu 2017 roku, koniecznie będzie przed wysłaniem obecnego sprawozdania w pierwszej kolejności wypełnić ten obowiązek teraz (luty 2018 r). Czyli na podstawie art. 95 ustawy pzp proponuję wysłać ogłoszenie o udzieleniu zamówienia teraz. Dopiero po upływie kilku dni proponuję przesłać sprawozdanie do UZP z udzielonych zamówień na rok 2017.
Uwaga:
Zarzut naruszenia dyscypliny finansów publicznych może mieć miejsce w przypadku braku wypełnienia tego obowiązku, a nie w przypadku naruszenia terminu tam wskazanego. Może się uda uniknąć konsekwencji….
6.4. Szczegółowe podpowiedzi przygotowane przez UZP. Koniecznie przeczytaj przed sporządzeniem swojego sprawozdania.
Na stronie Urzędu Zamówień Publicznych umieszczono szereg uwag i podpowiedzi dotyczących przygotowania sprawozdania wynikającego z art. 98 ustawy pzp. Warto przygotowując zestawienia w pierwszej kolejności zapoznać się z ich treścią.
Znajdziesz je na stronie UZP:
Zasady sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych
Pytania i odpowiedzi dotyczące zasad sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach
Ciekawsze przypadki tam rozstrzygnięte to przykładowo:
- parking, "opłaty autostradowe",
- wspólna realizacja zamówienia przez "kilku zamawiających",
- realizacja zamówienia przez jednego zamawiającego dla kilkunastu jednostek podległych zamawiającemu,
- zamówienie realizowane w częściach.